GDPR — Hantering av personuppgifter — Information och policy
BRF Uppsala Entré (Föreningen) hanterar personuppgifter som avser medlemmar, hyresgäster och hyresgästers företrädare och andra boende. Föreningen hanterar även i viss mån personuppgifter som avser leverantörer och dessas företrädare. Föreningen är enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR) ansvarigt för denna behandling av personuppgifter.
Föreningen anlitar Simpleko AB för den ekonomiska förvaltningen av föreningen och fastigheten och som personuppgiftsbiträde. Simpleko har ett ansvar som personuppgiftsbiträde, dels enligt GDPR, dels enligt avtal med Föreningen. Föreningen anlitar även företag för skötsel av fastigheten och även vissa av dessa får en roll som personuppgiftsbiträden.
Behandling som är nödvändig enligt lag och avtal
Personuppgifter behandlas främst genom de register som på uppdrag av Föreningen förs av Simpleko. Detta gäller medlemsförteckning, lägenhetsförteckning, förteckning över hyresgäster och andrahandshyresgäster och andra boende och som underlag för fakturering samt för fakturor och betalningar. Denna behandling är nödvändig för att Föreningen ska kunna följa lag och avtal och förpliktelser enligt bostadsrättslagen och avtal om medlemskap och avtal om nyttjande av lägenheter och för leverans av förnödenheter, såsom el, vatten, värme, bredband och liknande.
Medlemsförteckning förs med uppgifter om medlemmarnas namn, personnummer, adresser samt andelar och lägenhetsnummer. Adresslistor används även för kallelser och utskick av medlemsmaterial samt vid närvaroregistering vid stämmor. Dessa uppgifter gallras och raderas såvitt gäller tidigare medlemmar efter tio (10) år sedan medlemskapet har upphört.
Lägenhetsförteckning förs med uppgifter om lägenhetsnummer, nuvarande och tidigare ägare samt pantsättningar. Dessa uppgifter gallras och raderas endast i den mån de uppenbart saknar betydelse för deklarationsändamål eller kreditändamål.
Förteckning förs över hyresgäster och andrahandshyresgäster. Dessa uppgifter gallras och raderas sju (7) år efter det att de inte längre är aktuella och när de även saknar betydelse för deklarationsändamål.
Förteckning över betalda och obetalda hyror och avgifter, med uppgifter om namn, personnummer och lägenhetsnummer samt betalda och obetalda belopp. Dessa uppgifter gallras och raderas efter tio (10) år.
Förteckning över betalda arvoden och andra ersättningar, med uppgifter om namn på mottagare, personnummer och belopp. Dessa uppgifter gallras och raderas efter sju (7) år eller när de inte längre kan ha betydelse för deklarationsändamål
Behandling med stöd av samtycke
Vid kontakter med – inklusive vid påpekanden, felanmälningar och reklamationer – till, Föreningens styrelse eller enskild ledamot eller medlem i valberedningen eller direkt till fastighetsskötare (Uppsala Fastighetstjänst AB eller Simpleko AB) eller annan anlitad entreprenör, så samtycker medlem och hyresgäst till att personuppgifter lagras och behandlas för handläggning av ärende eller fråga samt lagras i längst 24 månader efter det att ärende eller fråga har avslutats, om längre tid inte fordras för att Föreningen ska kunna ta tillvara sina rättigheter mot medlem, hyresgäst eller tredje part.
För tillgång till medlemssidor på Föreningens hemsida www.brfuppsalaentré.se så fordras användarnamn och lösenord. Initiala uppgifter om lösenord kommer av Föreningen att raderas inom tre månader efter det att de har tilldelats. Inför det att personuppgifter tillgängliggörs på hemsidan ska samtycke till detta föreligga från berörd medlem.
Allmänt
Simpleko biträder Föreningen med att fullgöra Föreningens skyldigheter enligt GDPR mot de registrerade personerna, såsom rätten till information och registerutdrag, rättelse och radering av uppgifter som hanteras med stöd av samtycke.
Simpleko bistår även Föreningen i frågor om säkerhetsåtgärder, anmälan av intrång och andra eventuella personuppgiftsincidenter.
Föreningen och Simpleko anlitar med stöd av personuppgiftsbiträdesavtal dels systemleverantörer för vissa stödtjänster och de får då viss tillgång till personuppgifter, dels anlitar Föreningen andra underleverantörer som är nödvändiga för att kunna uppfylla åtaganden som bostadsrättsförening och fastighetsägare. Underleverantörer kan t.ex. vara ett tryckeri för tryck av fakturor och entreprenörer för fastighets-, lokal- eller lägenhetsfrågor.
Vårt ”taggsystem” används för att få tillträde till gemensamma utrymmen, trapphus, hissar och soprum. I samband med kvitteringen av taggar lämnar varje medlem ett samtycke till att föreningen lagrar, sparar och bearbetar, av medlemmen lämnade personuppgifter. Varje lägenhet har minst tre taggar. Lägenhetsinnehavaren får själv bestämma och dela ut taggarna till de personer som ska ha access.
För att vårt ”taggsystem” ska fungera lagrar vi lägenhetsnumret till den enskilda taggen, samt ett löpnummer. Vi lagrar även passageloggar i våra taggläsare som bl.a. finns vid ingången till trapphusen och i hissarna. Loggarna visar när och var taggen används. Taggläsarna tömmer sig själva kontinuerligt till en central enhet som raderar alla transaktioner äldre än 14 dagar. Begäran om delgivning av information från ”taggsystemet” kan endast ske genom order från polismyndigheten.
Föreningen lämnar inte personuppgifter till tredje part för marknadsföringsändamål utan föregående godkännande. Det kan dock förekomma information och erbjudanden från underleverantörer i samband med information från Föreningen.
Enligt GDPR har registrerad person rätt att få veta vilka personuppgifter som finns registrerade. Felaktiga personuppgifter ska på begäran rättas eller tas bort. Kontakta i sådana frågor Föreningen via styresen@brfuppsalaentre.se eller via brev till Brf Uppsala Entré, Stationsgatan 36, 753 40 Uppsala. Klagomål kan även lämnas till Integritetsskyddsmyndigheten, som är tillsynsmyndighet i frågor om GDPR.